كطالب تبحث عن تدريب في إحدى الشركات بحكم البرنامج الدراسي في جامعتك أو كطالب خريج تريد الانخراط في سوق العمل أو كشخص يبحث عن منح داعمة للطلاب مادياً وفكرياً فإن أول خطوة يجب عليك القيام بها هي تفحّص الأوراق اللازمة والضرورية للتقديم.

كتابة رسالة التحفيز بطبيعة الحال تأخذ الكثير من الوقت من قبل المتقدمين، حيث تستغرق كتابة صفحة واحدة في المتوسط 74 دقيقة. يتملك الخوف نسبة 50% من المتقدمين قبل البدء بكتابة رسالة التحفيز، كما يقوم 25% من المتقدمين بعدم التقدّم إلى وظيفة معينة وذلك بسبب صعوبة إجراءات التقديم بالنسبة إليهم ومنها صياغة رسالة التحفيز. لا يُعد طول رسالة التحفيز وملؤها بالمعلومات هو المُحدد الرئيس فيما إذا كانت رسالة التحفيز جيدة أم لا، فعندما تضع نفسك في موضع مُتخذ القرار فإنه وبطبيعة الحال لن تقوم بقراءة كل هذه الوثائق من قبل  مئات المتقدمين، لذلك يجب عليك إبهار القارئ بأقل عدد ممكن من الكلمات لإجباره على إكمال قراءة وثائقك دون غيرك من المتقدمين.

ولكن كيف يمكنك ذكر كل الخبرات، الشهادات والمهارات بشكل سلس، صحيح ومقنع بالنسبة إلى صاحب القرار من خلال أمثلة وألا تتجاوز الرسالة صفحة واحدة؟ هذا ما سنراه في الأسطر القادمة.

في البداية وقبل البدء بكتابة رسالة التحفيز يجب قراءة إعلان الوظيفة بدقة وتحليل وفهم. كما ويجب أن تكون قادراً على الإجابة عن الأسئلة الآتية قبل الشروع في الكتابة:

die-bewerbungsschreiber.de

حيث سنقوم بشرح وتوضيح العناصر التي تتكون منها رسالة التحفيز في مقالتنا لهذا اليوم.

قبل البدء بكتابة رسالة التحفيز الفعلية يجب أولاً التفكير في هيكل رسالة التحفيز.

تُعد الترويسة بما تحتويه من بيانات الاتصال التي تخص المُتقدم مهمة لتزويد قارئ رسالة التحفيز بلمحة بسيطة عن المعلومات المهمة المتعلقة بصاحب الطلب. ينصح بكتابة عنوان السكن كاملاً بالإضافة إلى البريد الإلكتروني ورقم الهاتف.

تتمحور أهمية الترويسة في سهولة الحصول على بيانات الاتصال للمتقدم على كل وثيقة قام بإرفاقها صاحب الطلب.

يجب كتابة بيانات المستلم (الشركة) بشكل كامل أسفل الترويسة. هنا يُعد ذكر اسم الموظف المسؤول (Ansprechpartner) مهماً جداً في حالة معرفتك باسمه.

يتم كتابة التاريخ بالأسفل قليلاً من بيانات المستلم على الجهة اليمنى قبل عنوان الوظيفة والرقم المرجعي للشاغر الوظيفي.

من خلال القراءة المتمعنة للإعلان الوظيفي يجب الانتباه في حال وجود اسم الموظف المسؤول عن الإعلان، ففي حالة وجود اسم الشخص المسؤول يجب مخاطبته بشكل مباشر في رسالة التحفيز (sehr geehrte/r Frau/Herr Müller). أما في حالة عدم وجود اسم شخص محدد فيجب مخاطبة الشركة بشكل عام في رسالة التحفيز(Sehr geehrte Damen und Herren).

تتكون رسالة التحفيز في جوهرها من أجزاء أربعة أساسية وجزء اختياري حسب الإعلان الوظيفي وسيرة المُتقدم الذاتية وخبراته:

يتمحور هدف هذه الفقرة حول إيقاظ اهتمام متخذ القرار، حيث يجب أن تبدأ رسالة التحفيز بجمل فريدة من نوعها تثير رغبة القارئ بإكمال الرسالة إلى الجملة الأخيرة، كما يجب أن تقوم بذكر الدافع الأساسي لديك للتقديم لهذه الوظيفة. قم بإيصال الفكرة إلى القارئ أنك قد قمت بقراءة الكثير خلال فترة وجيزة وبشكل مكثف عن الشركة من خلال ذكر أهم مزايا الشركة، اقتباس عبارة أو أرقام من آخر مقابلة للرئيس التنفيذي للشركة أو أحدث منتجات الشركة. فهذه الطريقة تغري كل قارئ، ومع ذلك فإن التركيز هنا يقع على القصر والدقة في إعطاء المعلومات، لذا يرجى أن لا يتجاوز طول هذه الفقرة الثلاثة أو الأربعة سطور.

في حال وصول متخذ القرار إلى الفقرة الرئيسية فهذا يُعد إشارة جيدة إلى أن المُقدمة قد أثارت فضوله. هنا يجب عليك إبهار القارئ جدلياً وعاطفياً بأنك الشخص الأمثل لهذا المنصب. إذا كنت تريد أن يتم النظر إلى رسالتك وطلب التقديم الخاص بك بطريقة خاصة على خلاف جميع المتقدمين فيجب عليك شد القارئ وجذبه من خلال هذه الفقرة.

عادةً  يتضمن كل إعلان وظيفي وصفاً يزودك بلمحة عن المهارات والمؤهلات العلمية المطلوبة للوظيفة، كما يجب على المُتقدم إظهار الروابط المشتركة بينه وبين الوظيفة المعلن عنها في الشركة، بالإضافة إلى ذكر الروابط بين التخصص الجامعي المدروس والعمل المُتقدم إليه. في حال عدم وجود أو ذكر الروابط بين المُتقدم والوظيفة فإن هذا يعني بالنسبة إلى 67% من العاملين في الموارد البشرية الرفض المباشر للطلب.

يُنصح بتفحّص المؤهلات المطلوبة المتوفرة وغير المتوفرة لدى المُتقدم، بحيث تتشكل نظرة إيجابية يقوم المُتقدم من خلالها قبل كل شيء بتكريس الرسالة لذكر المؤهلات المتوفرة والتي يمكن إثباتها بأمثلة. حيث تعد جملة "أنا أتحدث الإنجليزية" جملة من الممكن أن تضيف لك نقاطاً إيجابيةً ولكنها جملة يستطيع الجميع قولها والإدعاء بأنهم يتقنون الإنجليزية. كيف وصلت إلى مرحلة إتقان اللغة الإنجليزية؟ سيكون من الجيد جداً أن تأخذ القارئ في رحلة خلال حياتك، حيث تثبت له مؤهلاتك ومهاراتك من خلال الأمثلة والتجارب التي مررت بها.

بالطبع يجب على المُتقدم أحياناً ذكر المعرفة النظرية التي تم اكتسابها خلال الجامعة أو الدراسة الذاتية حتى وإن لم يكن هنالك خبرة عملية في هذا المجال. وهذا هو حال الخريجين الجدد، حيث يتغلب الخوف على أغلبهم لنقص الخبرة العملية ولكن لا تقلق فلا يوجد من يتخرج وبحوزته كل الخبرات العملية.

تقوم هذه الفقرة على التسويق الذاتي للمُتقدم وعرض مهاراته الاجتماعية (soft skills). هنا يجب على المتقدم إيضاح المهارات والخبرات ونقاط القوة التي سوف يقدمها للشركة. ولكن من المهم جداً في هذه الفقرة عدم ذكر جميع النقاط وإنما ذكر النقاط الموجودة لدى المتقدم التي تنطبق وتخدم الوظيفة المعلن عنها، حيث يجب على المتقدم التركيز على أبرز النقاط التي تجعله المرشح المثالي لنيل هذا المنصب. (النوعية التي تصنع الفارق وليست الكمية Nicht Masse, sondern Klasse zählt).

في هذه الفقرة يتم عادةً الإجابة عن الأسئلة المطروحة في الوصف الوظيفي كموقع العمل في حال وجود أكثر من فرع للشركة مثلاً. المهم هنا أن لا يتم تجاهل الأسئلة وعدم الإجابة عنها.

تُعد الخاتمة من الفقرات الهامة في رسالة التحفيز حيث يمكنك أن تظهر فيها استعدادك للإجابة عن المزيد من الاستفسارات وأنك تتطلع بكل حفاوة إلى تلقي الدعوة لمقابلة الشخص المسؤول. كما يمكنك ذكر طلباتك الخاصة في الخاتمة، مثل حق التكتم عن المشروع السري السابق الذي كنت تعمل به لدى الشركة XY. في النهاية يتم كتابة التحية والتوقيع.

ننصحك أن تقوم بسؤال معارفك بأن يقوموا بالنهاية بقراءة رسالة التحفيز الخاصة بك للتأكد من صحة الهيكل والجُمل المصاغة، كما يُعد الرأي الثاني مهماً جداً حيث أنه يقدم مراجعة قيمة لرسالة التحفيز تتعلق بالأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم. وبالإضافة إلى ذلك فإن القارئ الثاني يقدم لك معلومات قيمة إذا ما قمت بالتقيُّد بالترتيب الصحيح للفقرات وإذا ما كانت الأسباب المذكورة لاختيارك للوظيفة مثالية ومقنعة.